Acord de prelucrare a datelor

1. Părțile și încheierea

Acest acord de prelucrare se aplică între firma care își creează un cont KompaniX (operatorul, denumit în continuare „tu”) și WEBSHOT, întreprindere individuală înregistrată la Camera de Comerț din Țările de Jos sub numărul 51317915 (persoana împuternicită, denumită în continuare „noi”). Datele firmei sunt în pagina cu datele firmei.

Acordul se încheie când accepți termenii de utilizare la crearea contului și se aplică cât timp există contul, inclusiv în perioada de probă gratuită. Nu e nevoie de un exemplar semnat; dacă vrei totuși unul, cere-l la adresa de e-mail din pagina cu datele firmei.

2. Obiectul și durata

Prelucrăm date personale doar pentru a furniza KompaniX: stocarea, afișarea, trimiterea și prelucrarea datelor pe care tu și echipa ta le puneți în KompaniX sau care intră prin KompaniX, cum ar fi formularele, e-mailurile către adresa firmei și răspunsurile din portalul clienților. Prelucrarea durează cât acordul, plus termenele de la articolul 10.

3. Categorii de date și de persoane vizate

Persoane vizate: clienții tăi și persoanele lor de contact, vizitatorii care folosesc un formular sau portalul clienților, expeditorii de e-mailuri către adresa firmei și membrii echipei tale.

Date: nume, numele firmei, adresă, adresă de e-mail, telefon, număr de înregistrare și cod de TVA, date din oferte, facturi și plăți (fără date de card), conținutul ticketelor, mesajelor și atașamentelor, acceptarea electronică a unei oferte (nume, ora, adresa IP) și jurnalele de autentificare și de acțiuni.

KompaniX nu este gândit pentru categorii speciale de date, cum ar fi datele despre sănătate. Pune astfel de date doar dacă serviciul tău o cere și ai evaluat singur riscurile.

4. Instrucțiuni

Prelucrăm datele doar pe baza instrucțiunilor tale documentate; acest acord și ce configurați și faceți tu și echipa ta în KompaniX țin loc de instrucțiuni. Nu folosim datele în scopuri proprii, nu le vindem și nu lăsăm să fie antrenate modele AI cu ele.

Dacă apreciem că o instrucțiune încalcă GDPR, te anunțăm imediat. Dacă legea ne obligă să divulgăm date, te anunțăm dinainte, cu excepția cazului în care legea interzice acest lucru.

5. Confidențialitate

Doar proprietarul WEBSHOT are acces la date, și doar în măsura necesară pentru administrare, pentru asistență la cererea ta sau pentru rezolvarea unei defecțiuni. Oricine primește mai târziu acces în numele nostru este obligat în scris la confidențialitate.

6. Securitate

Luăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate, printre care: o bază de date proprie, separată, pentru fiecare firmă, stocată în Uniunea Europeană; conexiuni criptate (HTTPS) pentru tot traficul; parole păstrate doar ca hash cu sare; autentificare în doi pași și passkey-uri pentru echipă; roluri pentru fiecare membru; un jurnal al acțiunilor din administrare; cheile integrărilor stocate criptat; puncte de restaurare ale stocării de până la treizeci de zile în urmă; și actualizarea rapidă a software-ului pe care rulează KompaniX.

Mai multe găsești în pagina Securitate și date.

7. Subîmputerniciți

Ești de acord cu folosirea subîmputerniciților de mai jos. Cu fiecare dintre ei avem un acord de prelucrare cu cel puțin aceleași obligații. Transferurile în afara Spațiului Economic European sunt acoperite de clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene sau de Cadrul UE-SUA privind protecția datelor.

Un subîmputernicit nou îl anunțăm cu cel puțin treizeci de zile înainte, pe această pagină și prin e-mail către proprietarul contului. În acest termen poți obiecta; dacă nu găsim împreună o soluție, poți renunța la abonament fără costuri.

Dacă îți conectezi propriul cont Mollie pentru plățile clienților tăi, sau alt serviciu pe care îl pornești singur, încheii tu un acord cu acea parte; ea nu este atunci subîmputernicitul nostru.

Cloudflare, Inc.

Găzduire, baze de date, stocarea fișierelor și primirea e-mailurilor. Stocare în Uniunea Europeană; firmă cu sediul în Statele Unite.

Resend (Plus Five Five, Inc.)

Trimiterea e-mailurilor în numele firmei tale. Statele Unite.

Anthropic, PBC

Asistentul AI: doar textul necesar pentru o sarcină pe care tu sau echipa ta o porniți; nu este folosit pentru antrenare. Statele Unite.

8. Drepturile persoanelor vizate

Majoritatea cererilor le rezolvi singur: vezi, corectezi și ștergi datele unui client în administrare și exporți toate datele firmei ca arhivă ZIP (JSON, CSV și fișiere) din Setări. Dacă o cerere ajunge la noi, ți-o trimitem ție. Dacă nu reușești singur, te ajutăm, fără costuri suplimentare în limita unei folosiri rezonabile.

9. Încălcarea securității datelor

Dacă descoperim o încălcare a securității care îți afectează datele, îl anunțăm pe proprietarul contului fără întârzieri nejustificate și cel târziu în 48 de ore de la descoperire, cu ce știm în acel moment: ce s-a întâmplat, ce date și persoane sunt afectate, consecințele probabile și măsurile luate. Astfel poți notifica autoritatea de supraveghere în 72 de ore, dacă e cazul.

Te ajutăm și la o evaluare a impactului asupra protecției datelor (DPIA) sau la o consultare prealabilă, dacă ai nevoie.

10. Încetarea și ștergerea

Când se încheie perioada de probă sau abonamentul, mai păstrăm mediul treizeci de zile; în acest timp poți exporta toate datele. După aceea ștergem definitiv baza de date și fișierele firmei; punctele de restaurare expiră cel târziu după încă treizeci de zile. Ce trebuie să păstrăm noi prin lege, cum ar fi facturile noastre către tine, nu intră aici.

11. Informații și audit

Îți punem la dispoziție toate informațiile necesare pentru a arăta că respectăm acest acord. Un audit făcut de un expert independent este posibil o dată pe an, cu un preaviz de treizeci de zile, pe costul tău și fără acces la datele altor firme.

12. Răspundere și ordinea de prioritate

Pentru răspundere se aplică termenii de utilizare. Dacă acest acord și termenii de utilizare se contrazic, acordul are prioritate în ce privește prelucrarea datelor personale. Acordul este guvernat de legea olandeză.

13. Modificări

Putem modifica acest acord, de exemplu la un subîmputernicit nou sau la o schimbare a legii. O modificare care îți restrânge drepturile o anunțăm prin e-mail cu cel puțin treizeci de zile înainte. Data de sus arată versiunea în vigoare.